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Bei Warenversand ins Ausland auf die Kennzeichnung achten

Nicht nur nach Dänemark oder aus dem Königreich heraus werden an jedem Werktag Briefe und Waren versandt. Sendungen aus dem Ausland oder aus fremden Staaten ins Inland unterliegen dabei anderen Bedingungen, als inländische Sendungen, die keine Grenze überschreiten. Online Shops, die Verkäufer auf Versteigerungsbörsen, aber natürlich auch industrielle Betriebe und Privatleute verschicken viele sehr unterschiedliche Waren und Schriftstücke, die allesamt auch grenzübergreifend an die richtige Adresse gehen müssen. Nicht immer ist die Post oder eine vergleichbare Institution (Paketdienste etc.) daran schuld, wenn solche Sendungen nach einiger Irrfahrt wieder an den Absender zurück kommen – oft sind sie einfach nicht richtig und ausreichend gekennzeichnet. Hinzu kommen falsche Frankierungen, die zum Teil aus Unwissenheit nicht richtig gewählt werden. Grundlegende Information über das exakte Porto, erlaubte und nicht erwünschte Verpackungsmethoden, eventuell über Versandversicherungen und so weiter müssen eingeholt werden, damit der Auslandsversand auch sicher und schnell über die Bühne gehen kann.

Wie verpackt man eine Warensendung für das Ausland?

Eventuell kommt eine Warensendung, die auf dem Postweg das Ausland erreichen soll, durch mehrere Verteilzentren, bevor sie beim Empfänger landet. Deswegen muss ein Paket oder Päckchen sehr stabil gepackt werden, ehe es auf den Weg geschickt werden kann. Ein solider Karton, je nach Inhalt das geeignete Füllmaterial, starkes Paketband – das alles gehört zur Grundausstattung für die Fracht. So können dem Inhalt des Paketes auch der lange Weg über Transportbänder, das Greifen mit technischen Hilfsmitteln, das Umpacken in die Verteilerfahrzeuge und sonstige Strapazen nicht viel anhaben. Doch mit dem Packen alleine ist es bekanntlich nicht abgetan. Verschiedene Kennzeichnungen müssen auf dem fertigen Päckchen angebracht werden – gut leserlich, perfekt haftend und somit eine Garantie dafür, dass die Sendung auch zugeordnet werden kann. Im Internet finden Unternehmen, die – nicht nur ins Ausland – viele Warensendungen aufgeben, hier die passenden Utensilien.

Absender und Empfänger Adressen

Die Paketdienste, die Warensendungen von Ort zu Ort bringen, brauchen zwei wichtige Angaben auf den Päckchen oder Briefen. Das eine ist natürlich der Empfänger. Die Anrede, also „Herr“, „Frau“, „Familie“ oder der Firmenname machen den Anfang. Bei privaten Zusendungen folgen als nächstes möglichst genau der Vor- und Zuname des Adressaten. Bei Sendungen an eine Firma bleibt hier Raum für Angaben über eine bestimmte Person in der Firma – etwa „zu Händen“ und dann Abteilung oder Name. Danach folgen der ausgeschriebene Straßenname und die Hausnummer. Als vorletztes gibt man Postleitzahl und Wohnort an. In der Empfängeranschrift haben Länderkürzel nichts verloren – das Zielland der Sendung wird ausgeschrieben unter der Zeile mit Postleitzahl und Wohnort das Land geschrieben.

Ein Beispiel für eine Warensendung an einen privaten Empfänger im Ausland:

Familie

Vorname, Familienname

Straße, Hausnummer

 

Postleitzahl, Wohnort

Dänemark

 

Achtung! Nicht mehr richtig ist die Abkürzung: „DK – Postleitzahl, Wohnort“

 

Ein Beispiel für die Sendung an eine Firma im Ausland:

 

ABC GmbH & Co.KG

zu Händen Kundencenter

 

Straße, Hausnummer

Postleitzahl, Wohnort

Dänemark

 

Auch hier setzt man kein Länderkürzel vor die Postleitzahl.

 

Die Absender Adresse wird einfach wie gewohnt verfasst:

 

Vorname, Name

Straße, Hausnummer,

PLZ, Wohnort

Deutschland

 

Wichtig ist es, jede Form von Etiketten deutlich lesbar auszufüllen. Eine Telefonnummer für eventuell erforderliche Mitteilungen ist bei manchen Sendungen verpflichtend – so beispielsweise beim Dokumentenversand im In- und Ausland. Wo es nicht möglich ist, Etiketten für Empfänger und Absender mit einem Computer zu schreiben und zu drucken, werden Druckschrift Buchstaben sehr gerne gesehen. Das erleichtert sowohl die maschinelle und auch die von Menschen durchgeführte Verteilung und richtige Zusendung der Post. Wichtig ist vor allem bei Auslandssendungen, dass landestypische Sonderzeichen, etwa Akzente über bestimmten Buchstaben, richtig und sichtbar geschrieben werden. Ein fehlender oder falsch gesetzter Akzent kann beispielsweise zwei völlig unterschiedliche Adressen bedeuten.

Wie auch bei der Inlands-Zusendung hat man die Möglichkeit, auch den Warenversand ins Ausland zu versichern. Bei Fragen zu Porto Preisen, Versicherungstarifen (gestaffelt nach Wert der Sendung) und anderen Details hilft sicherlich auch die Deutsche Post weiter. Ob eine Versandversicherung bei einem Buch, das über die Versteigerungsbörse verkauft wurde, wirklich Sinn macht, ist fraglich – doch sobald die Sendung einen gewissen Wert übersteigt, sollte die Versandversicherung nicht gespart werden. Sie kostet vergleichsweise wenig im Vergleich zu einem verlorengegangenen oder auf dem Postweg kaputt gegangenen Handy oder ähnlichen Wertsachen. Beim Etikettieren mit eigenen Aufklebern muss man bedenken, dass die Post noch Platz für das Porto, den Aufkleber mit der Paketnummer und auch die Angaben bezüglich Versicherung und so weiter benötigt. Das Problem entfällt, wenn man die zum Beispiel von der Deutschen Post vorgefertigten Packsets kauft. Wie jeder mittlerweile weiß, ist die Paketnummer sehr wichtig – mittels dieser dem Paket einzeln zugewiesenen Versandnummer kann der Status der Sendung jederzeit nachverfolgt werden. Dazu nutzt man das Internet und den Einlieferungsbeleg, der unbedingt aufzuheben ist, bis die Sendung zuverlässig (und in manchen Fällen vom Empfänger bestätigt) angekommen ist.

Zusätzliche Kennzeichnungen

Gerade beim Warenversand finden sich noch weitere Kennzeichnungen auf den Paketen, die mit der eigentlichen Zustellung eher wenig zu tun haben. Sie betreffen eher die Zuordnung innerhalb von Unternehmen, weisen Kontrollnummern oder andere firmeninterne Kennzahlen auf. Auch der Hinweis, dass dieses Paket „der Umwelt zuliebe“ mit umweltfreundlichem Verpackungsmaterial versandt wurde, kann mittels Etikett auf der Außenseite des Pakets angebracht sein. Diese zusätzlichen Etiketten sind jederzeit legitim, sofern sie nicht Adressen, Frankierung oder andere wichtige Zustell-Details verdecken oder (teilweise) unleserlich machen. Manchmal sieht man auch heute noch die Hinweise, wie mit der Sendung verfahren werden soll, falls sie nicht zustellbar wäre: Eine Sendung darf unter Umständen nicht nachgesandt werden; sollte dies der Fall sein, muss dies (via Etikett) auf der Verpackung deutlich sichtbar zu lesen sein.

Spezialfälle für den Warenversand im Ausland

Auch ins Ausland werden Warensendungen und Briefe als Einschreiben versandt. Hier gelten selbstverständlich, wie im Inland, andere Preise für das Porto, ebenfalls gestaffelt nach Kriterien, wie „Einwurf-Einschreiben“ oder „persönliche Zustellung“. Die Kennzeichnung erfolgt hier nicht eigenhändig, sondern mittels zusätzlicher Aufkleber von der Post. Das gleiche gilt auch für Nachnahme Sendungen. Soll bei der Zustellung eines Paketes gleich der Kaufpreis samt Versandkosten kassiert werden, lässt sich der Zusteller diese Dienstleistung extra bezahlen – und kennzeichnet diese Pakete gesondert. Auch für Express Lieferungen in das Ausland sind Aufschläge zu zahlen.

Das Internet als Allround-Hilfe

Niemand, der nicht täglich mit Warensendungen ins Ausland zu tun hat, braucht Hilfe beim richtigen Verpacken und Kennzeichnen des Pakets oder Päckchens. Wie in vielen Belangen erweist sich hier das Internet als ein sehr praktischer Wegweiser und dient nicht zuletzt auch der Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. So kann man sich, zum Beispiel passend für Dänemark, alle Länderinformationen anzeigen lassen und Preislisten über das Porto für Auslandssendungen aufrufen. Wie man eine Anschrift für den internationalen Versand genau formulieren muss und welcher Gesamtbetrag an Porto zum Beispiel für einen bis 1000 Euro versicherten Versand in das dänische Königreich, der per Nachnahme zugestellt werden soll, je nach Gewicht und Paketgröße fällig wird, erfährt man ebenfalls bei geschickter Anwendung der Suchmaschine sehr schnell und übersichtlich.

Gleich „nebenan“ macht man Preisvergleiche zwischen den einzelnen Paketzustellern oder bestellt das entsprechende Verpackungsmaterial gleich online. Auch das eigenhändige Ausdrucken von Briefmarken nach kinderleichter Online Bezahlung ist möglich – mit dem entsprechenden Etikettenpapier, das die Anwendung von Online Marken sehr vereinfacht, weil man das Ausgedruckte Porto nur abzieht und auf die Warensendung klebt. Wie bereits erwähnt ist die Krönung des heute deutlich bequemeren und einfacheren Auslandsversandes die Sendungsverfolgung, sodass Empfänger und Absender mittels Eingabe der Paketnummer jederzeit sehen können, wo sich das Gesandte gerade befindet oder ob der Paketbote nicht schon gleich vor der Türe steht.